Información presentación Proyecto Comunitario.

Presentación Informe Proyecto Comunitario Comunicacional
por Katherine Ruiz Correa , el miércoles, 19 de mayo del 2010 a las 19:52
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La radio puede ser también un foro popular particularmente apto para tratar aspectos de la vida comunitaria, así como temas técnicos y culturales. Para conseguir la participación de la población es necesario mantener contactos interpersonales dentro de la comunidad y es ahí donde los medios audiovisuales y las técnicas dinámicas de comunicación participativa facilitan el diálogo y la búsqueda de consenso.

La comunicación puede tener una importancia decisiva promoviendo el desarrollo humano en el nuevo clima de cambio social de nuestros días. A medida que el mundo avanza hacia la descentralización, la economía de mercado y una mayor democracia, mejoran las condiciones para que la población empiece a fijar su propio rumbo al cambio.

Para lograr ese cambio social en las comunidades se necesita aumentar su sensibilización, participación y capacidades de interacción efectiva y esto solo es posible si se logra que la comunicación sea de excelente calidad.

Los conocimientos y tecnologías relacionados con la comunicación son esenciales el desarrollo comunitario, pero suelen estar subutilizados. Es necesario tomar medidas que impulsen una planificación y aplicación adecuada de los programas de comunicación participativa, con una debida evaluación y control, para su fortalecimiento.

Para principios del siglo XXI, en el ámbito del desarrollo se han registrado cambios importantes. Las sociedades se abren al debate y los mercados a la iniciativa privada; se fomentan la privatización y el espíritu empresarial; las nuevas tecnologías son cada vez más accesibles; la gestión de los servicios públicos se acerca gradualmente a los usuarios, cuando no se deja directamente en manos de éstos, con el fin de reducir gastos y buscar socios más interesados en obtener resultados efectivos.

Los gobiernos de los países en desarrollo ya no son capaces de seguir desempeñando por sí solos las funciones sociales y normativas, especialmente en las zonas rurales. Por eso es indispensable obtener apoyo activo y una mayor contribución de la población para rentabilizar el sector público.

Por lo tanto, los gobiernos se ven comprometidos a buscar interlocutores nuevos que incluyen desde dirigentes locales hasta personas que forman parte de organizaciones no gubernamentales, los cuales a su vez se ven obligados a asumir responsabilidades de gran trascendencia para el desarrollo fomentando la comunicación participativa.

Cuando las fuerzas vivas de las comunidades logran una comunicación eficaz se manifiesta con claridad la importancia decisiva de resolver una serie de problemas concretos para el progreso socioeconómico, la equidad y la estabilidad social, para el futuro de la humanidad y tal vez, incluso para su supervivencia, como es el caso de la protección del recurso hídrico en el mundo.

Muchos expertos en ciencia sociales coinciden en que el resultado de un proyecto comunitario dependerá menos de las aportaciones científicas y materiales que de la población que participa en él. Pues, aunque nuestro conocimiento del proceso de desarrollo esté cambiando, no cabe duda de que en el futuro su configuración, ritmo, sostenibilidad y direcciónfinal para bien o para mal estarán determinados por la población y su nivel de sensibilización, participación y competencia.

Una estrategia de desarrollo basada en la comunicación puede revelar sabidurías tradicionales y actitudes implícitas de la población, valorar sus opiniones y adaptar los proyectos a sus necesidades reales.

El Informe sobre Desarrollo Humano 2004, revela de manera contundente, la importancia tanto a nivel local como universal, de la comunicación participativa. El mundo entero clama por el respeto a las opiniones, ideas y propuestas, así como al diálogo como médula para la solución de los conflictos y como base para el desarrollo social.

TIPOS DE DISCURSO

Estos discurso que son de especial importancia para el redactor. Cada uno tendrá uno tienen características diferentes, y las estrategias de construcción variarán de uno a otro, a continuación se describen a cada uno:

•Discurso narrativo: Es la exposición de unos hechos delatables por medio de una trama y un argumento. Por supuesto, es el que se utiliza en la novela y el cuento, pero cada vez más personas recurren a sus bondades fuera de la literatura, pues se caracteriza por mantener al lector pegado a las palabras como una mosca a la telaraña. Esta cualidad del discurso narrativo viene dada por la intriga o la tensión narrativa, que consiste en abrir uno o varios hilos de acción que no se resuelven hasta el final (o que se van resolviendo poco a poco, pero quedando siempre alguno pendiente) o, lo que es lo mismo, ir creando expectativas al lector y satisfacerlas (de golpe o poco a poco).
También por esto las partes del discurso narrativo se denominan inicio, nudo y desenlace. A grandes rasgos y generalizando mucho, en el inicio se plantean uno o varios personajes que empiezan alguna acción, en el nudo se plantea un conflicto y en el desenlace éste se resuelve.

Las formas en las que el discurso narrativo se desarrolla serían la descripción, la narración, el diálogo, el monólogo, la elipsis y la estrategia discursiva más utilizada correspondería a la asociación por analogía, que es lo que en lenguaje literario se llamaría metáfora.

•Discurso publicitario: El objetivo de un texto publicitario es vender un producto, y el redactor habrá de utilizar todos los recursos posibles para alcanzar ese objetivo, sin ningún tipo de escrúpulos. Los publicistas son los mayores ladrones de la historia: han robado sonatas a grandes compositores, cuadros a los pintores, frases a los escritores, canciones a los cantantes, expresiones a la gente de a pie. Y es que siempre tienen que estar renovando su repertorio. Por culpa de la competencia y la saturación de la publicidad, las características fundamentales que ha de cumplir el discurso publicitario son:
•Ser atractivo: Tiene que conseguir seducir al lector, aunque sea a base de mentiras (en el fondo todos estamos deseando que nos mientan un poco, que nos pinten el mundo del color de la esperanza).
•Sorprender: El lector sólo leerá lo que llame su atención, por lo que el discurso publicitario tiene que ofrecer siempre algo nuevo, algo único. Los creativos se rompen la cabeza pensando en formas nuevas de vender lo mismo de siempre.
•Huir de la monotonía: El discurso publicitario no puede ser un texto serio y monótono, sino variado y fragmentado.
•Encubrir determinados datos: Para vender un producto hay que saber ocultar. En un anuncio de tabaco no pueden hablarnos de las estadísticas de muerte por cáncer de pulmón, sino que utilizarán un barco de vela y palabras como libertad, diversión, sabor, aventura.
•Ser breve: Nadie está dispuesto a perder mucho tiempo leyendo un texto publicitario, por muy interesante que sea. El discurso ha de ser breve, directo, condensado, casi telegráfico.
Para cumplir estas características, el discurso publicitario resulta de la mezcla del resto de discursos, cogiendo las partes más seductoras de cada uno de ellos (la tensión narrativa del discurso narrativo, la claridad del expositivo, la convicción del argumentativo). Su forma de exposición es fragmentada. Se compone de frases cortas, de golpes de información fáciles de asimilar de un solo vistazo. Suele jugar con distintos tipos y cuerpos de letra y con la disposición del texto en la página (frases puestas en diagonal, cuadros de texto, etc.).

•Discurso expositivo: El discurso expositivo es el que busca informar de determinada cuestión o aclararla. Ha de ser, por tanto, un texto limpio y poco llamativo. El lector lo va a leer porque le interesa el contenido, y no porque se le meta en la retina como una mota de polvo. No obstante, como cualquier escrito, ha de hacérsele agradable y entretenido, porque si no lo dejará a la mitad, por muy interesado que esté en el tema. Sus principales características son:
•Claridad: La exposición ha de ser clara ante todo. Si leemos las instrucciones para utilizar el vídeo es porque no sabemos cómo utilizarlo, y si el texto no nos lo aclara es como si no hubiera sido escrito.
•Concisión: El discurso expositivo ha de ser conciso, sintético. Esto no tiene que ver con la brevedad del texto (eso dependerá de si lo que tenemos que escribir son las instrucciones para utilizar el vídeo o una tesis doctoral), sino con que las ideas que refleje estén expresadas con exactitud en el menor número de frases posible.
•Objetividad:Un texto expositivo no debe reflejar opiniones personales y, si lo hace, éstas han de estar enmascaradas tras una apariencia objetiva. Si escribimos para que nos aclaren una duda y nos contestan con frases como «Yo creo que...», «Es posible que...» nos podemos enfadar, con todo el derecho.
•Centrarse en el tema: Un cuento puede ser digresivo. Un texto expositivo no. Ha de atenerse al tema en todo momento y no irse por las ramas. Cualquier idea que se salga del asunto del que estamos hablando, por muy brillante que sea, ha de rechazarse al instante.
•Discurso argumentativo: El objetivo principal del discurso argumentativo es convencer, y a ello debe ir dirigida cada palabra que elijamos. Convencer no significa, por supuesto, avasallar ni ofender ni despreciar, sino acudir al entendimiento lógico del lector para que comprenda nuestras razones. Dado que vamos a intentar introducir un concepto nuevo sobre alguna cuestión que el lector no tiene a priori, habrá que poner especial cuidado en que esa intromisión en la configuración de su mente no sea brusca, sino que al leer el texto le parezca que eso es lo que ha opinado siempre, o que ha sido él mismo el que ha sacado las conclusiones. Las características del texto argumentativo han de ser:
•Lógica: Los argumentos u opiniones que se den han de tener una base racional bien sólida. El discurso no puede tener una apariencia arbitraria.
•Convicción: Las razones que se aporten han de ser convincentes. Eso no quiere decir que sean verdaderas, sino que tienen que parecer verdaderas. Sería parecido a la diferencia entre realidad y verosimilitud (a veces la realidad es inverosímil, y la ficción de un relato puede parecer real como la vida misma).
•Suavidad: Es importante que la argumentación se desarrolle suavemente, sin prepotencia ni brusquedad. Ha de parecer que las ideas han estado ahí desde siempre, y que nosotros lo único que hemos hecho es transcribir (como meros amanuenses) una verdad universal.
•Humildad: Un discurso argumentativo bien construido ha de ser humilde, sin aires de grandeza ni de erudición. El lector desconfía de quien necesita grandes palabras para argumentar una opinión.
•Discurso expresivo: Es aquel que denota emociones, sentimientos y aclaraciones.
•Discurso apelativo: Es aquel que intenta actuar sobre el oyente para persuadirlo, ordenarle o pedirle algo.
•Discurso fático: El mensaje establece contacto, comprueba si está libre el canal. Ejemplo: *Hola* *Hola* ¿Quién habla? (Por teléfono).
•Discurso metalingüístico: El mensaje habla del mismo lenguaje. Esta función se pone de manifiesto cuando el emisor se comunica para hacer referencia al uso que se está haciendo de las palabras, a cómo se escriben, a qué clase pertenecen, etc...
•Discurso informativo (o referencial): Es aquel que transmite datos concretos y conceptos precisos. Es decir, el discurso informativo se propone transmitir un mensaje en forma objetiva. La función referencial o informativa se pone de manifiesto cuando el emisor comunica conocimientos acerca del mundo que lo rodea o de si mismo, en una relación de sujeto-objeto, es decir. poniendo distancia frente a sus emociones; por lo tanto, su intención está en el factor "referente" del circuito comunicacional.
EXPRESIÓN POPULAR

Se vincula directamente con el sentir de la población de un determinado pueblo, región o país frente a diversos acontecimientos que se suscitan dentro de el. Asimismo, se permite el encuentro de diferentes grupos sociales en un proyecto de recuperación de los deseos, los sueños y las esperanzas de una sociedad que a veces parece adormecida. A través de la expresión popular se puede determinar el grado de aceptación o viceversa de un acto determinado.

MEDIOS DE COMUNICACIÓN.

Son los instrumentos mediante los cuales se informa y se comunica de forma masiva; son la manera como las personas, los miembros de una sociedad o de una comunidad se enteran de lo que sucede a su alrededor a nivel económico, político, social, etc.

Los medios de comunicación son la representación física de la comunicación en nuestro mundo; es decir, son el canal mediante el cual la información se obtiene, se procesa y, finalmente, se expresa, se comunica.

LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN PÚBLICO, PRIVADO Y ALTERNATIVOS EN VENEZUELA

Determinan las formas de orientación de la atención pública, la agenda de temas predominantes que reclaman dicha atención y su discusión pública posterior, la jerarquización de la relevancia de dichos temas y la capacidad de discriminación temática que manifiestan los individuos.

Para comprender este fenómeno, es necesario comenzar por explicar cómo los medios influyen en la opinión pública. En tal sentido, es menester puntualizar qué entendemos por dicho concepto. La expresión "opinión pública" fue acuñada tan sólo en las décadas anteriores a la Revolución Francesa y se puede decir que fue precedida por la vox populi romana, por la teoría medieval del consentimiento y por la voluntad general de Rousseau. Desde entonces, han surgido numerosas interpretaciones sobre su significado y resulta imposible encontrar alguna que englobe la totalidad de ellas.

En primer lugar, debemos referirnos a lo que sobre lo que dice la constitución Bolivariana de Venezuela en sus artículos 105 y 111.

Artículo 105: El Estado garantiza la recepción y circulación de la información cultural. Los medios de comunicación tienen el deber de coadyuvar a la difusión de los valores de la tradición popular y las obras de los artistas, escritores, compositores, científicos y demás creadores culturales del país. La ley debe establecer los términos y modalidades de esta obligación.

Artículo 111: Los medios de comunicación social, públicos y privados, deben contribuir a la formación ciudadana. Los del Estado estarán al servicio de las instituciones educativas. Los particulares deberán prestar su cooperación en las tareas de la educación. Los centros educativos deben incorporar el conocimiento y aplicación de las nuevas tecnologías y las de sus innovaciones, según los requisitos que establezca la ley. Es de obligatorio cumplimiento en las instituciones públicas y privadas la enseñanza de las disciplinas orientadas a la conservación del ambiente, la biodiversidad y con los fundamentos históricos, geográficos y lingüísticos de la nacionalidad venezolana.

Por su parte, la Ley Orgánica de Educación. En su artículo 11, establece: Los medios de comunicación social son instrumentos esenciales para el desarrollo del proceso educativo; en consecuencia, aquellos dirigidos por el Estado serán orientados por el Ministerio de Educación y utilizados por éste en la función que les es propia. Los particulares que dirijan o administren estaciones de radiodifusión sonora o audiovisual están obligados a prestar su programación para el logro de los fines y objetivos consagrados en la presente ley.

Se prohíbe la publicación y divulgación de impresos y otras formas de comunicación social que produzcan temor en los niños, inciten al odio, a la agresividad, la indisciplina, deformen el lenguaje y atenten contra los sanos valores del pueblo venezolano, la moral y las buenas costumbres. Asimismo, la ley y los reglamentos regularán las propagandas en defensa de la salud mental y física de la población,

Por último debemos referirnos al Decreto Presidencial No. 598 del 3 de diciembre de 1974:

Carlos Andrés Pérez- Presidente de la República, En uso de la atribución que le confieren los ordinales 1 y 10 del artículo 190 de la Constitución y de conformidad con lo dispuesto en el ordinal 3 del artículo 28 y en el ordinal 2 del artículo 22 del Estatuto Orgánico de Ministerio y en concordancia con los artículos 1 y 7 de la Ley de Telecomunicaciones, en Consejo de Ministros.

Considerando:

Que es deber del Estado velar por la conservación del patrimonio artístico nacional y la música venezolana es una manifestación importante de nuestro acervo cultural que debe ser estimulada y difundida en la magnitud que requiere el desarrollo de los valores culturales del país.

TEORÍA Y PRÁCTICA DE LA COMUNICACIÓN PARTICIPATIVA

La comunicación participativa es un modelo y una forma de "hacer comunicación" que facilita la recuperación de la vida cotidiana, las necesidades e intereses de los grupos socioculturales, así como a sus protagonistas, mediante la planificación de propuestas que contribuyan a mejorar su presencia e incidencia tanto en los procesos de desarrollo, y de toma de decisión, como en los medios de comunicación. Este "modelo de comunicación" posibilita espacios y relaciones de poder más equitativos en donde las personas comparten experiencias, información, sentimientos y propuestas para crecer individual y colectivamente.

La participación popular se está convirtiendo en la cuestión decisiva de nuestra época y para que haya participación debe haber comunicación.

Los programas de desarrollo sólo podrán dar todos sus frutos si los conocimientos y tecnologías se comparten efectivamente generando una comunicación eficaz.

Por otra parte, se considera que al menos que la población sea la fuerza motriz de su propio desarrollo, participando activamente en los procesos de comunicación, no se conseguirán mejoras duraderas en su nivel de vida, por mucho que se invierta o se aporten insumos y tecnologías.

Sin lugar a dudas, la comunicación es decisiva en esa tarea por muchos motivos. Por ejemplo, permite a los planificadores consultar con la población, para tener en cuenta sus necesidades, actitudes y conocimientos tradicionales, al determinar y formular programas de desarrollo. Sólo gracias a la comunicación los beneficiarios de un proyecto se convertirán en protagonistas, asegurando el éxito de los programas de desarrollo.

Una mejor comunicación con la población permite a ésta reconocer los problemas más importantes, encontrar un terreno de acción común, crear un clima de identificación y participación para poner en práctica sus decisiones.

De ahí la importancia de una adecuada selección de los medios de comunicación utilizados para comunicarse con las comunidades. Los medios audiovisuales y las técnicas dinámicas de comunicación pueden ser instrumentos valiosos para asesorar a la población sobre nuevas ideas y métodos, fomentar la adopción de éstos y mejorar la capacitación de comunicación en general.

La comunicación es también imprescindible para mejorar la coordinación y el trabajo en equipo con el fin de gestionar los programas de desarrollo y obtener apoyo institucional.

Vivimos en la era de la comunicación y estamos empezando a ver sus repercusiones sobre el desarrollo. Hay una fuerte necesidad de que los órganos nacionales de planificación y decisión adopten resoluciones ejecutivas para aprovechar al máximo las posibilidades que ofrece la comunicación.

La estrategia en que se basa la participación popular y la movilización comunitaria consiste en liberar las energías de la población rural reforzando la confianza en sí misma, mediante una eficaz comunicación, para adoptar decisiones y ponerlas en práctica de modo autónomo, y demostrar cómo ellos mismos se pueden beneficiar con sus propios esfuerzos.

La comunicación participativa permite que incluso personas pertenecientes a distintos grupos sociales dentro de una comunidad intercambien información e ideas de un modo positivo y productivo.

Este diálogo se enriquece cuando esas personas comprenden hasta qué punto les afectan las cuestiones relacionadas con el desarrollo, conocen lo que piensan en otras comunidades y ven lo que éstas han conseguido

La fuente más importante de información de cualquier proyecto pueden ser los informes rutinarios mensuales de progreso, si se hacen en la forma correcta. Los donantes, las centrales de las agencias implementadoras, los líderes del grupo de destino y las agencias que supervisan el proyecto y administran los fondos de los donantes necesitan saber cómo y cuántas de las actividades del proyecto han llevado a lograr los objetivos de éste.

Sin embargo, la distinción más importante que puede hacer es entre:

1.Sus actividades (aportación)
2.Los resultados de estas actividades (rendimiento) o efectos en el grupo de destino.
Un buen informe de progreso no es un mero informe de descripción de actividades, sino que debe analizar los resultados de las actividades de las que informa. El análisis debe responder a la pregunta «¿hasta qué punto se han alcanzado los objetivos?». Puesto que no somos principiantes, sino profesionales, podemos demostrar nuestra profesionalidad yendo más allá de la descripción de actividades en los informes de progreso.

Revise siempre los objetivos del proyecto antes de redactar cualquier informe mensual de progreso. Habitualmente se encuentran en el «documento del proyecto». En el componente analítico de su informe, puede listar estos objetivos, cada uno en una sección separada con un subtítulo, y escriba un análisis sobre la facilidad con la que se ha movido hacia la consecución de cada objetivo. En el caso de que el objetivo no se haya logrado o cualquiera de sus aspectos cualitativos estén por debajo de lo esperado, debe incluir una explicación del porqué.

Informes de proyectos comunitarios:

Un informe narrativo detallado mensual debe incluir el punto hasta el que se han logrado los objetivos pretendidos, las razones por las que no se han completado, las experiencias adquiridas y las sugerencias y razones para cambiar los objetivos si se comprueba que hay que hacerlo.

El informe narrativo puede incluir información sobre los eventos y aportaciones (las acciones que se han emprendido, ver más abajo), pero debe enfatizar los rendimientos (los resultados de esas acciones por cuanto llevan a lograr los objetivos establecidos). Se debe prestar atención al número y ubicación de los beneficiarios. El informe mensual estará mejor organizado en secciones correspondientes a las secciones de la propuesta.

Además del informe narrativo, está el informe financiero. Un informe financiero mensual detallado debe incluir qué dinero se ha recibido y de dónde (1), qué sumas se han gastado, listadas línea a línea de acuerdo a las categorías del presupuesto, razones por las que se ha gastado de más o de menos, y una valoración de cómo estos desembolsos han contribuido a alcanzar los objetivos establecidos en el proyecto.

Nota (1): Recomendamos que una OBC obtenga recursos (fondos) de varias fuentes. No permita que la organización o grupo se hagan dependientes de un sólo donante.

Informes de rutina del activista:

En términos sencillo, el resultado esperado del trabajo de un activista es una comunidad movilizada. La descripción del trabajo de un activista es movilizar, y esto abarca varios elementos (como unión de la comunidad, asegurarse de la participación de grupos vulnerables y marginales, establecimiento de las prioridades comunitarias, adiestramiento para la gestión, estímulo, liderazgo sin políticos) (2).

Nota (2): Esta intervención implica tres elementos importantes: (a) toma de conciencia, luego (b) movilización, y luego (c) adiestramiento para la gestión. El adiestramiento para la gestión comunitaria primero conciencia sobre la necesidad de una administración transparente, las formas en las que los miembros pueden ver por sí mismos que los recursos recibidos han ido verdaderamente al proyecto y no se han desviado a otras cosas. Después el adiestramiento estudia el «cómo» conseguir una administración financiera transparente, el mantenimiento de libros de contabilidad de doble entrada exactos, la relación entre los recibos y las entradas, la producción de balances financieros y productos presupuestarios exactos y válidos.

La siguiente tabla relaciona los objetivos habituales de los activistas con lo que éstos deben incluir en los sus informes.

Tabla 2: Informes sobre los objetivos de los activistas

Resultados esperados
Acciones emprendidas
Porcentaje alcanzado
Razones (por qué)
Factores que afectan
Obstáculos

Unificar una comunidad
Reuniones para explicar los beneficios. Talleres
(estímelo y escríbalo)
¿Lo desea la comunidad? ¿Qué aptitudes tiene el activista?
Grado de concienciación. Facilidades de reunión. Educación.
Cismas sociales, facciones, falta de aptitudes de animación

Ayudar a la comunidad a autoevaluarse
Taller de adiestramiento sobre evaluación
"
¿Lo desea la comunidad?
¿Qué aptitudes tiene el activista?
"
"
Ayudar a la comunidad a determinar su problema prioritario
Reunión de animación para establecer las prioridades
"
¿Lo desea la comunidad?
¿Qué aptitudes tiene el activista?
"
"
Ayudar a la comunidad a definir su meta y deglosarla en objetivos específicos
Adiestramiento para la gestión, tormenta de ideas
"
¿Lo desea la comunidad?
¿Qué aptitudes tiene el activista?
"
"
Ayudar a la comunidad a identificar sus recursos
Sesiones de tormenta de ideas
"
¿Lo desea la comunidad?
¿Qué aptitudes tiene el activista?
"
"
Ayudar a la comunidad a general estrategias y elegir una
Sesión de tormenta de ideas
"
¿Lo desea la comunidad?
¿Qué aptitudes tiene el activista?
"
"
Ayudar a la comunidad a formar su comité ejecutivo (CEC)
Reuniones organizativas (elección o consenso)
"
¿Lo desea la comunidad?
¿Qué aptitudes tiene el activista?
"
"
etc.
Informes de las visitas a lugar:

Aunque puede mencionar o listar las visitas al lugar del proyecto en su informe mensual, las visitas más importantes deben reseñarse en informes de visita separados.

Un viaje al lugar del proyecto ha de tener un propósito, por lo que su informe sobre la visita empezará indicando dicho propósito. Éste debe justificar el viaje, incluso si fracasó en conseguir lo que le impulsó a hacer la visita. El propósito debe estar directamente relacionado al menos con uno de los objetivos del proyecto, como se listan en el documento de éste.

Por supuesto, los detalles técnicos pueden listarse de forma ordenada, con las fechas y lugares del viaje, las personas con las que se ha encontrado (con sus cargos, nombre de sus agencias, hora y lugar de la reunión, etc.) , sitios que se han visitado, reuniones a las que se ha acudido. Haga sus listas fáciles de leer, fáciles de comprender, y breves pero completas.

Un informe de visita al lugar del proyecto debe enfatizar los resultados de dicho viaje. ¿Consiguió su propósito? ¿Hasta qué punto? ¿Por qué? ¿Qué observaciones inesperadas ha hecho? ¿Qué consecuencias tienen estas observaciones? ¿Ha observado indicadores de actividades previamente proyectadas? ¿Deben modificarse algunos de los objetivos a causa de estas observaciones? ¿Ha identificado algún problema nuevo? ¿Ha llegado a nuevas conclusiones, sólo, o al discutir en las reuniones a las que ha acudido?

Asegúrese de que informa de hasta qué punto ha logrado el propósito de su viaje.

Informes de reuniones:

Todas las reuniones, por supuesto, deben tener un propósito, y éste debe estar relacionado con la consecución de los objetivos del proyecto. Por lo tanto, los informes de esas reuniones deben concentrarse en el propósito e indicar el resultado de la reunión en términos de progreso hacia la consecución de estos objetivos.

Es precisamente en los informes de reuniones que puede resultar engorroso el uso de la voz pasiva. Evite frases como «fue establecido que...» o «se dijo que...». Utilice la voz activa estableciendo quién dijo qué: «el Sr. Otieno (DA) sugirió que...» o «todo el grupo (excepto la Sra. Kapia) acordó que...»

La preparación de informes escritos es parte del adiestramiento fundamental de gestión. La reproducción y distribución de informes narrativos debe incluirse en propuestas y contratos.

Informes de talleres:

Además de los informes del proyecto comunitario y de las actividades de los cooperantes, son muy valiosos los informes sobre los talleres efectuados. Después de cada taller, el coordinador (con la colaboración de otros mediadores, incluyendo un informe escrito del instructor principal) debe escribir un informe. El informe no debe ser una lista de las actividades que se han llevado a cabo. Todos los informes deben ser analíticos, centrarse en el resultado de las actividades que han tenido lugar, y en el punto hasta el que se han alcanzado los objetivos del taller.

Como sucede con cualquier informe, estos no deben terminar con una lista de actividades, sino indicar los resultados de estas actividades (el grado hasta el que se han logrado los fines esperados) y con las lecciones aprendidas (sobre la forma de dirigir un taller, no las lecciones incluidas en él, que en este caso son actividades).

¿Qué temas deben incluirse?

Otra vez, durante varios talleres con activistas, pregunté a los participantes qué temas deberían incluirse en los informes de proyectos comunitarios. La mayoría de los grupos de activistas sugirieron los siguientes:

•Situación, introducción.
•El proyecto es un éxito ¿Por qué? (factores, causas).
•El proyecto fracasa (en la consecución de objetivos) ¿Por qué? (razones).
•La participación comunitaria (toma de decisiones).
•La contribución comunitaria (donaciones, aportaciones como trabajo o dinero).
•Cambios necesarios (como los de estrategia).
•Problemas imprevistos.
•Lecciones aprendidas.
•Recomendaciones (especificar a quién).
Esto forma la base de una buena lista de comprobación, y puede convertirla en ella para revisar cualquier informe que escriba o enseñe a escribir a un comité de implementación comunitario. No obstante, en general, recuerde que todos los informes deben comparar lo que se esperaba o deseaba con lo que sucedió. Enfatice los resultados de las acciones emprendidas sobre la descripción de las propias acciones.